La composition du bureau des assemblées générales

L'assemblée se choisira un bureau qui se composera d'un Président, d'un secrétaire et de deux scrutateurs. Parfois, les statuts prévoient que le bureau comprendra également tous les autres administrateurs de la société.

 

Le Président

Le Président de l'assemblée générale est souvent désigné par les statuts. A défaut, il sera nommé par l'assemblée générale elle-même. Parfois, l'assemblée est présidée par l'actionnaire le plus âgé, qui sera nommé provisoirement, jusqu'à l'élection d'un Président définitif.

Le Président devra veiller à ce que l'assemblée générale se réunisse régulièrement. C'est lui qui lira l'ordre du jour, donnera ou retirera la parole, posera les questions nécessaires, proposera à l'assemblée dé délibérer, exposera les décisions à adopter, et donnera connaissance des résultats des votes. Il devra éventuellement maintenir l'ordre, si des membres présents troublent le bon déroulement de l'assemblée.

Le secrétaire

Le ( ou les...) secrétaire est l'assistant du Président de l'assemblée. Sa principale mission consistera en l'établissement du procès-verbal et la prise de toutes les notes nécessaires.

Il sera désigné par le Président, ou par l'assemblée elle-même, à moins que les statuts ne prévoient un autre mode de nomination.

Les scrutateurs

Les scrutateurs ont pour mission de vérifier la régularité de la liste de présence en fonction des signatures et des procurations, de dépouiller et de comptabiliser les votes. Ils sont au moins deux, pour pouvoir se contrôler, et pour représenter les tendances qui peuvent se manifester au cours des différentes assemblées générales: ceux qui sont favorables à l'action menée par la société ou ceux qui y sont défavorables.

Le mode de sélection des scrutateurs est varié: parfois, les statuts déterminent le mode de nomination; parfois, ils sont désignés par le Président; parfois, ils sont nommés arbitrairement.

Pour les assemblées comptant un nombre réduit d'actionnaires, il ne sera pas nécessaire de nommer de scrutateurs: les actionnaires pourront faire eux-mêmes le travail de comptabilisation des votes, si les statuts le prévoient.

Les fonctions du bureau des assemblées générales

Le bureau de l'assemblée générale a plusieurs fonctions de vérification et de règlement de contestation. Ainsi, c'est le bureau qui doit:

- Vérifier les convocation à l'assemblée générale.
- Analyser si tous les documents qui devaient être remis aux actionnaires avant l'assemblée leur ont bien été transmis.
- Examiner si les procurations sont établies régulièrement.
- Dresser la liste des présences.
- Vérifier la régularité des éventuels votes par correspondance.
- Déterminer les personnes qui peuvent assister à l'assemblée.
- Régler les contestations.
- Calculer les quorums de présence
- Mener les débats en suivant l'ordre du jour.
- Proposer de délibérer sur certains points.
- Organiser les votes.
- Signer le procès-verbal.