La tenue des assemblées générales

Qui peut assister aux assemblées générales ?

En théorie, tous les associés ou actionnaires peuvent assister aux assemblées générales.

Toutefois, les statuts de la société peuvent préciser quelques formalités que les actionnaires doivent respecter pour pouvoir assister aux assemblées générales. Ils ne peuvent cependant pas contenir des dispositions qui pourraient rendre l'exercice du droit de vote impossible. Ainsi, par exemple, les statuts peuvent prévoir que seuls les actionnaires qui ont déposé leurs titres au porteur un jour avant l'assemblée pourront y assister.

Ces limitations peuvent permettre de préparer l'assemblée générale, de vérifier la qualité d'actionnaire et la régularité des procurations, et de dresser une liste des présences.
 

La liste des présences

L'assemblée doit d'abord vérifier si elle compte le nombre minimum requis, pour pouvoir se constituer valablement. Elle commencera donc par dresser une liste des présences.

Les procurations

Chaque actionnaire peut se faire représenter par un mandataire. Les statuts ne peuvent pas interdire à un actionnaire de se faire représenter (sauf pour les SPRL), mais ils peuvent prévoir les formes et les conditions de dépôt des procurations.

A moins que les statuts ne prévoient le contraire, le mandataire peut ne pas être actionnaire, et donc être une personne étrangère à la société.

Bureau de l'assemblée

Le bureau de l'assemblée comprendra un Président, un secrétaire et deux scrutateurs. Il a plusieurs fonctions, dont celles de vérifier la régularité de toutes les formalités et de régler les difficultés éventuelles qui pourraient surgir.

Ordre du jour

Le Président de l'assemblée donnera connaissance de l'ordre du jour à tous les membres de l'assemblée. L'ordre du jour est le relevé de tous les points qui seront discutés lors de l'assemblée, et il sera le même que celui qui aura été mentionné dans les convocations et les procurations.

Vérification de la régularité de l'assemblée et quorums

L'assemblée vérifiera ensuite si le nombre minimum de présence est atteint et si elle est valablement constituée. Elle pourra ensuite délibérer sur tous les points figurant à son ordre du jour.

Délibérations

Les administrateurs et les commissaires répondent aux questions qui leur sont posées par les actionnaires au sujet de leur rapport ou des points portés à l'ordre du jour.

Ensuite, les membres de l'assemblée délibéreront sur tous les points figurant dans l'ordre du jour. L'ordre des points à l'ordre du jour peut être modifié, moyennant vote positif de l'assemblée et si les statuts ne l'interdisent pas.

 

Votes

Ensuite, les membres de l'assemblée seront tenus de procéder aux votes. Les délibérations seront adoptées si elles ont été acceptées par une majorité déterminée (statutaire ou légale).

Les membres présents votent pour eux-mêmes ou pour leurs mandants. Les statuts peuvent cependant prévoir l'exercice d'un droit de vote par correspondance.

Les procès-verbaux

 

Tout ce qui a été dit ou décidé lors des assemblées générales est consigné dans un procès-verbal.