L'établissement des procès-verbaux

Le procès-verbal de l'assemblée générale est le compte-rendu écrit et résumé de tout ce qui a été décidé lors de l'assemblée générale. Il est établi par le bureau, et plus particulièrement par son secrétaire. Il sera signé par les membres du bureau et par les membres de l'assemblée qui le demandent.

Si l'assemblée décide de modifier les statuts de la société, le procès-verbal doit être dressé dans la forme d'un acte notarié. Dans ce cas, ce sera le notaire qui le dressera et le signera après les membres du bureau et les actionnaire qui le souhaitent. Le notaire délivrera les copies nécessaires et les signera.

 

Contenu du procès-verbal

Le procès-verbal de l'assemblée reprendra tous les points importants, dont notamment:

- La date de l'assemblée, l'endroit et l'heure d'ouverture de la séance.
- La composition du bureau.
- La liste des présences.
- L'ordre du jour détaillé de la réunion.
- La constatation de la régularité des convocations.
- Le nombre total des titres présents ou représentés.
- La constatation de ce que l'assemblée peut valablement délibérer.
- Les délibérations.
- Les votes.
- La confirmation de l'adoption des résolutions.
- L'heure de la clôture de l'assemblée.
- La mention de la lecture et le nom des signataires.

Documents à annexer

Certains documents doivent rester annexés aux procès-verbaux des assemblées, dont :

- Un exemplaire des convocations nominatives.
- La liste des présences.
- Les procurations.
- L'original des votes par correspondance.
- Les différents rapports (rapports du conseil d'administration, du commissaire-reviseur, du liquidateur,...).