La conservation des actes

Le notaire doit conserver l'original des actes qu'il reçoit.

Le notaire doit conserver l'original des actes qu'il reçoit (appelé "la minute"). Il ne pourra remettre que des copies aux personnes concernées. Les copies certifiées conformes sont appelées, suivant les cas, "expéditions", ou "grosses".

Tout notaire est tenu de conserver pendant 75 ans tous les actes qu'il a reçus, ainsi que tous les actes reçus par ses prédécesseurs au sein de la même étude.

Après ce délai, il a l'obligation de les déposer aux archives générales du Royaume..

Il se pourrait cependant que les actes soient abîmés ou aient disparus: par exemple une inondation dans la pièce où ils étaient entreposés, ou une explosion dans l'immeuble où se trouve l'étude. Même dans ces cas, il y a souvent moyen de reconstituer l'original des actes: la copie certifiée conforme (l'expédition) de tous les actes relatifs aux ventes d'immeubles sont entièrement retranscrites aux bureaux des hypothèques, les grosses des actes de crédit se trouvent en possession des créanciers, les actes de sociétés sont déposés au greffe du Tribunal de commerce.... Même pour les autres actes, il n'y a pas de gros problème, puisque le notaire doit en reprendre un résumé dans un registre appelé "répertoire", tenu en double exemplaire, et dont un des exemplaires est déposé au greffe du Tribunal de Première Instance chaque année.

Il ne resterait de problèmes importants que pour les testaments non encore exécutés, mais, généralement, le notaire classe ces documents à l'abri dans un coffre blindé.