La passation d’acte via vidéoconférence

Il est désormais possible de conclure un acte notarié par vidéoconférence. Quiconque veut acheter une propriété, créer une entreprise ou régler une succession ne doit plus se rendre chez le notaire de l’autre partie. L'acte par vidéoconférence prouve que les notaires belges jouent la carte numérique et offrent des solutions qui font gagner du temps au client.

Dans sa transformation digitale, le notariat a opté pour une solution de connectivité professionnelle en mettant en place un Réseau Notarial Sécurisé (RNS). Il s’agit d’un réseau privé, sécurisé et performant qui relie les études notariales, permettant ainsi de lutter contre la cybercriminalité. Le réseau sécurise la communication entre notaires, l’échange de données avec les instances officielles et avec Fednot. Il offre également des services complémentaires comme la vidéoconférence. Cette nouvelle technologie permet, à distance, de discuter de l’acte avec le confrère et ses clients, de participer à sa lecture, faire des modifications sans se déplacer et de la signer à distance. Cela représente un gain de temps considérable et une économie de déplacement. Les notaires se veulent acteurs d’une logique évolutive qui met l’accent sur l’aspect écologique ; La vidéoconférence en représente le premier pas.

Philippe Bosseler, Président Fednot : « Les notaires doivent en permanence veiller et participer à faire évoluer la sécurité juridique sur le plan informatique et numérique. Avec l’aide de leur notaire, les citoyens doivent pouvoir bénéficier de toutes les garanties juridiques dans le monde numérique. »

Comment ça marche ?

Depuis peu, la loi Pot-pourri V a encadré la passation d’un acte à distance : Celui-ci peut être reçu à distance par voie de vidéoconférence, devant deux notaires ou plus, à condition que toutes les parties soient d’accord de procéder ainsi. Ainsi, les parties et personnes intervenantes non présentes auprès du notaire qui conserve l’acte original, sont représentées avec une procuration lors de la signature de l'acte. S’il s’agit d’un contrat d’achat, c’est généralement le notaire de l’acheteur qui conserve l’acte original.

Le titulaire de la procuration est une personne présente en l’étude du notaire détenteur de l’acte original, par exemple un collaborateur. Dans la mesure où cette procuration doit être authentique, la loi prévoit que la procuration servant à la passation d’un acte soit enregistrée gratuitement à distance et exempte de droit d’écriture. Cette gratuité de la procuration est également une nouveauté encadrée par la loi.

Les parties doivent également faire en sorte que tous les documents à remettre sous forme originale (Dans le cas d’un achat : CPE, certificat de contrôle de l’installation électrique dossier d’intervention ultérieure, acte de base , PEB , etc.) et au moins une clé soient remis au préalable (cinq jours ouvrés avant la passation de l’acte) par poste ou en personne au détenteur de la minute .

En raison des limitations techniques, seules deux études peuvent être reliées l’une à l’autre par l’intermédiaire du réseau sécurisé. Tant le détenteur de la minute, que le notaire intervenant à distance doivent être présents tout au long de la visioconférence.

Le détenteur de la minute peut alors initier le processus et lancer l’appel en vidéoconférence à l’heure de la passation de l’acte ; celui-ci sera parcouru à l’écran pendant la visioconférence. Toutes les parties et tous les notaires intervenants peuvent poser des questions et formuler des remarques. Lors de la visioconférence également, des modifications pourront encore être apportées pendant la passation de l’acte, directement par voie électronique à l’écran, afin que tout le monde puisse les suivre, avant d’imprimer (à nouveau) le projet d’acte avant la signature.

Lorsqu’un acte est passé en présence physique de toutes les parties, la faculté d’entendre et de voir sont des éléments essentiels et doivent être garantis. La visioconférence permet également cela au travers de la technologie : les parties et les notaires se voient et s’entendent par l’intermédiaire de l’écran et du haut-parleur, ce qui participe à maintenir une relation humaine et un échange riche.

Philippe Bosseler : « après le lancement de Biddit, la vente immobilière online, le notariat participe à nouveau à la transition numérique de la société . Grâce à la passation d’un acte à distance, les notaires oeuvrent à une meilleure accessibilité de leurs services vers les citoyens. Cette technologie se déploie largement dans le notariat. Elle est une des premières étapes concrètes pour le notariat dans la participation à une conscientisation environnementale et durable. Cette approche a pour objectif de réduire les trajets des parties concernées leur permettant ainsi de dégager du temps pour se concentrer plus longuement avec le notaire sur les points essentiels de leurs opérations. »