Registre UBO : évitez une amende à votre entreprise en mettant de l'ordre dans vos obligations !
27 octobre 2021
Le directeur d'une entreprise est généralement facile à déterminer mais qui tire réellement les ficelles en coulisses et dirige efficacement l'entreprise ? Afin de lutter contre le blanchiment d'argent, le gouvernement oblige les entreprises à transmettre ces informations via le registre UBO. Chaque entreprise doit également enregistrer des documents prouvant que les informations sont suffisantes, exactes et à jour.
UBO ou « Ultimate Beneficial Owners »
Les personnes qui contrôlent réellement une entreprise sont appelées les « bénéficiaires effectifs ». Le gouvernement fixe 3 critères pour déterminer qui sont considérés comme tels :
- les personnes physiques qui (directement ou par le biais d'intermédiaires) détiennent plus de 25 % des actions ou du capital ou plus de 25 % des droits de vote ou
- les personnes physiques qui disposent du pouvoir effectif au sein d'une société d'une autre manière, par exemple en étant en mesure de nommer la majorité des administrateurs ou en vertu d'une disposition statutaire ou contractuelle, ou
- si aucune personne ne peut être désignée sur la base de ces deux critères, le personnel d'encadrement.
Les personnes qui contrôlent indirectement une société (par exemple, une personne qui détient des actions d'une autre société par l'intermédiaire de sa société) doivent également être désignées. L'exactitude de ces informations doit être confirmée chaque année.
Non seulement les sociétés (y compris les entreprises), mais aussi les organisations sans but lucratif, les fondations et les trusts doivent se conformer à cette obligation.
Double obligation : identité + pièces justificatives
Donner l'identité des bénéficiaires ultimes d'une société n'est pas suffisant. Toute personne qui inscrit les bénéficiaires effectifs dans le registre UBO doit également fournir la preuve que les informations sur les bénéficiaires effectifs sont exactes et à jour. Cela signifie que les informations (et les preuves) doivent toujours être enregistrées si la liste des bénéficiaires effectifs change.
La loi ne précise pas quelles sont ces preuves, mais on pense aux registres et aux pactes d'actionnaires, aux aperçus des structures, aux actes notariés relatifs aux parts sociales, etc. Ces informations ne sont accessibles qu'aux autorités compétentes, telles que les autorités fiscales. Les citoyens n'ont pas accès à ces documents de preuve. Ils n'ont accès qu'aux informations de base telles que l'identité des bénéficiaires effectifs.
Éviter une amende
Ce durcissement est intervenu suite à l'obligation initiale d'enregistrer les bénéficiaires effectifs. Néanmoins, tout le monde - y compris les personnes qui ont respecté la 1ère obligation - doit s'y conformer. La date limite pour respecter cette obligation supplémentaire était le 31 août 2021.
Depuis l'année dernière, le Service public fédéral Finances envoie à toutes les entreprises qui ne sont pas en conformité avec le registre UBO un rappel leur demandant de se mettre en conformité avec leurs obligations UBO. Ceux qui ne s'y conforment pas se voient infliger une amende. À la fin du mois d'octobre, 8 000 entreprises recevront leur première amende UBO.
eStox comme source d'enregistrement de confiance pour le registre UBO
eStox est un registre numérique sécurisé de titres. Un registre des titres est un outil indispensable à la gestion d'une entreprise.
Toute personne qui enregistre sa société dans eStox met automatiquement en conformité ses obligations en matière de UBO. Les deux sont liés. En outre, eStox est considéré comme une source fiable pour les enregistrements. Toute personne s'inscrivant via eStox ne doit donc pas fournir de pièces justificatives supplémentaires. D'un seul coup, les utilisateurs d'eStox se conforment à plusieurs obligations : tenir un registre des actions et s'inscrire (et mettre à jour annuellement) au registre UBO de leur société.
Le respect de l'obligation de l'UBO est important pour éviter une amende. Voulez-vous vérifier si cela est en ordre pour votre entreprise ? Demandez à votre notaire, votre comptable ou votre conseiller fiscal.
Source: Fednot