Registre UBO : évitez une amende à votre entreprise en mettant de l'ordre dans vos obligations !
Cet article a été rédigé le 27/10/2021 en fonction de la réglementation en vigueur à cette date. Besoin d'informations spécifiques ou de conseils adaptés à votre situation ? Consultez une étude notariale.
Le directeur d'une entreprise est généralement facile à déterminer mais qui tire réellement les ficelles en coulisses et dirige efficacement l'entreprise ? Afin de lutter contre le blanchiment d'argent, le gouvernement oblige les entreprises à transmettre ces informations via le registre UBO Le registre UBO est un registre dans lequel sont inscrits tous les "Ultimate Beneficial Owners" ou "bénéficiaires effectifs" d'une société ou d'une autre entité juridique. Cette formalité est autonomatique si vous utilisez le registre d'actions électronique eStox. . Chaque entreprise doit également enregistrer des documents prouvant que les informations sont suffisantes, exactes et à jour.
UBO ou « Ultimate Beneficial Owners »
Les personnes qui contrôlent réellement une entreprise sont appelées les « bénéficiaires effectifs ». Le gouvernement fixe 3 critères pour déterminer qui sont considérés comme tels :
- les personnes physiques qui (directement ou par le biais d'intermédiaires) détiennent plus de 25 % des actions Part de la propriété d’une entreprise. L’action représente un droit sur l’actif et le bénéfice. En achetant une action, vous devenez propriétaire d’une part de la société, et récoltez une série de droits y afférents, comme le droit de vote aux assemblées générales ou le versement d’une « rémunération » annuelle sous forme de dividendes. ou du capital Le capital est constitué des montants et des biens qui sont apportés par les actionnaires à l’occasion de la constitution de la société ou d’une augmentation de capital ultérieure. Le capital est en principe invariable, sauf en cas de modification statutaire. Lors de la constitution de la société, les statuts précisent quel sera le montant de ce capital. Ce capital sera divisé en actions, représentatives de ce capital. Une fois que le capital et le nombre d’actions à émettre en contrepartie sont déterminés, il doit correspondre à un engagement des fondateurs à apporter ce capital à la société, chacun pour la quote-part qu’ils ont déterminée à l’avance. Ils souscrivent ainsi au capital. Le capital est exigé uniquement pour la SA. En contrepartie de leur apport en capital, les fondateurs recevront des actions de la société, représentatives de ce capital. Ce capital doit être intégralement souscrit à la constitution de la société, ce qui signifie que le montant du capital déterminé dans les statuts de la société doit correspondre à la somme des engagements des fondateurs. ou plus de 25 % des droits de vote ou
- les personnes physiques qui disposent du pouvoir effectif au sein d'une
société
Une société est constituée par un contrat dans lequel deux ou plusieurs personnes mettent quelque chose en commun, pour exercer une ou plusieurs activités déterminées et dans le but de procurer aux associés un bénéfice patrimonial direct ou indirect. Certaines sociétés ont la personnalité juridique, d’autres pas.
d'une autre manière, par exemple en étant en mesure de nommer la majorité des administrateurs ou en vertu d'une disposition statutaire ou contractuelle, ou - si aucune personne ne peut être désignée sur la base de ces deux critères, le personnel d'encadrement.
Les personnes qui contrôlent indirectement une société (par exemple, une personne qui détient des actions d'une autre société par l'intermédiaire de sa société) doivent également être désignées. L'exactitude de ces informations doit être confirmée chaque année.
Non seulement les sociétés (y compris les entreprises), mais aussi les organisations sans but lucratif, les fondations et les trusts doivent se conformer à cette obligation Titre représentatif d’une dette de la société (leurs propriétaires sont de simples créanciers). .
Double obligation : identité + pièces justificatives
Donner l'identité des bénéficiaires ultimes d'une société n'est pas suffisant. Toute personne qui inscrit les bénéficiaires effectifs dans le registre UBO doit également fournir la preuve que les informations sur les bénéficiaires effectifs sont exactes et à jour. Cela signifie que les informations (et les preuves) doivent toujours être enregistrées si la liste des bénéficiaires effectifs change.
La loi ne précise pas quelles sont ces preuves, mais on pense aux registres et aux pactes d'actionnaires, aux aperçus des structures, aux actes notariés relatifs aux parts sociales, etc. Ces informations ne sont accessibles qu'aux autorités compétentes, telles que les autorités fiscales. Les citoyens n'ont pas accès à ces documents de preuve. Ils n'ont accès qu'aux informations de base telles que l'identité des bénéficiaires effectifs.
Éviter une amende
Ce durcissement est intervenu suite à l'obligation initiale d'enregistrer les bénéficiaires effectifs. Néanmoins, tout le monde - y compris les personnes qui ont respecté la 1ère obligation - doit s'y conformer. La date limite pour respecter cette obligation supplémentaire était le 31 août 2021.
Depuis l'année dernière, le Service public fédéral Finances envoie à toutes les entreprises qui ne sont pas en conformité avec le registre UBO un rappel leur demandant de se mettre en conformité avec leurs obligations UBO. Ceux qui ne s'y conforment pas se voient infliger une amende. À la fin du mois d'octobre, 8 000 entreprises recevront leur première amende UBO.
eStox comme source d'
enregistrement
Tous les actes notariés sont déposés par le notaire à l'administration de l'enregistrement dans les 15 jours de la signature. Cette administration dépend du ministère des finances: sa première fonction est donc d'ordre fiscal. En déposant l'acte, le notaire devra verser le montant des droits (taxe) dus au Trésor public. L'administration lui rendra l'acte, après y avoir apposé un cachet indiquant le lieu et la date de l'enregistrement et le montant des droits perçus.
de confiance pour le registre UBO
eStox est un registre numérique sécurisé de titres Les droits des fondateurs d’une société ou des actionnaires sont représentés par des titres. Certains titres sont représentatifs de l’actif et du bénéfice de la société (on parle alors d’actions), d’autres sont représentatifs d’une dette de la société (on parle alors d’obligations et leurs propriétaires sont de simples créanciers). . Un registre des titres est un outil indispensable à la gestion d'une entreprise.
Toute personne qui enregistre sa société dans eStox met automatiquement en conformité ses obligations en matière de UBO. Les deux sont liés. En outre, eStox est considéré comme une source fiable pour les enregistrements. Toute personne s'inscrivant via eStox ne doit donc pas fournir de pièces justificatives supplémentaires. D'un seul coup, les utilisateurs d'eStox se conforment à plusieurs obligations : tenir un registre des actions Toute société doit posséder un registre des actions nominatives. Ce registre doit être tenu régulièrement à jour. Le registre des actions doit au minimum contenir : La désignation précise de chaque actionnaire. Le nombre total des actions émises par la société et, le cas échéant, le nombre total par classe. Le nombre d’actions détenues par chaque actionnaire et leur classe. Les versements faits sur chaque action. Les restrictions relatives à la cessibilité des actions. Les transferts d’actions avec leur date, datés et signés par le cédant et le cessionnaire en cas de cession entre vifs, par le gérant et le bénéficiaire en cas de transmission pour cause de mort. Les droits de vote et droits aux bénéfices attachés à chaque action, ainsi que leur part dans le solde de liquidation si celle-ci diverge des droits aux bénéfices. et s'inscrire (et mettre à jour annuellement) au registre UBO de leur société.
Le respect de l'obligation de l'UBO est important pour éviter une amende. Voulez-vous vérifier si cela est en ordre En matière successorale, afin de mieux déterminer les droits revenant à chacun, on parle d'"ordres". Plus le numéro de l'ordre est petit, plus il concerne des proches du défunt. Ainsi, le premier ordre porte sur les descendants (enfant, petits-enfants, etc.). Le deuxième sur les ascendants (parents) et collatéraux privilégiés (frère, soeur, etc.). Le troisième sur les ascendants ordinaires (exemple : grands-parents) et le quatrième sur les collatéraux ordinaires (tante, oncle, etc.). pour votre entreprise ? Demandez à votre notaire, votre comptable ou votre conseiller fiscal.
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