5 octobre 2021

Assistant administratif - Réceptionniste Collaborateur post acte

Temps plein , mi-temps ou 4/5e (à convenir)

Description de la fonction:

  • Vous planifiez les rendez-vous pour le notaire et les juristes ;
  • Vous fixez les actes et planifiez les rendez-vous avec les clients et les confrères ;
  • Vous traitez le courrier/courriels entrant et sortant ;
  • Vous classez les courriels et courriers aux dossiers ;
  • Vous faites des copies et vous scannez ;
  • Vous envoyez aux clients leurs pièces, titres et factures ;
  • Vous classez et archivez les dossiers clôturés ;
  • Vous encodez les paiements (factures et décomptes de frais d’actes) ;
  • Vous apportez le soutien nécessaire aux gestionnaires de dossiers en télétravail et au(x) notaire(s) sur le plan pratique et administratif :
  • Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers après la signature de l'acte : mise à jour quotidienne du répertoire, enregistrement électronique quotidien des actes, préparation des transcriptions, formalités de notification et enregistrement des actes dans les registres pertinents tels que le registre central des testaments et des contrats de mariage ;
  • Vous rédigez des actes de mainlevées ;
  • Vous faites office de personne de contact auprès des fournisseurs et gérez les stocks de fourniture.

Environnement de travail:

  • Equipe soudée comprenant 2 collaborateurs et le notaire.
  • Bureau individuel.
  • Logiciel utilisé : Supercollaborateur de Data Consult.

Profil recherché:

  • Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier en secrétariat de direction ou d'un diplôme équivalent par l'expérience.
  •  Vous disposez de préférence d’une expérience administrative préalable dans le notariat ou une autre profession juridique.
  •  Vous maîtrisez la langue française, ce qui vous permet de communiquer oralement et par écrit de manière professionnelle.
  • Vous avez une orthographe irréprochable.
  • Vous avez une bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Outlook, Word, Excel, etc.) et êtes toujours prêt à apprendre de nouvelles applications.
  • Vous avez des notions de comptabilité et les mathématiques ne vous font pas peur.
  • Vous vous intégrez facilement dans un groupe et êtes à l'aise dans les contacts, dans le respect d'autrui.
  • Vous êtes calme et appréciez la discrétion.
  • Vous êtes serviable et aimable.
  • Vous avez le sens des responsabilités et de l’initiative.
  • Vous êtes organisé, vous savez gérer les délais, et le stress.

Nous proposons:

  • Mi-temps, 4/5ème ou Temps plein (à convenir) ;
  • Bureau individuel ;
  • Entrée en fonction immédiate ;
  • Salaire selon l’expérience et les responsabilités ;
  • Avantages extralégaux (chèques repas, éco-chèques, assurance hospitalisation, assurance-groupe, …)

LES CANDIDATURES PEUVENT ETRE ENVOYEES A :

Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez adresser votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail : sophie.melon@belnot.be.

Si vous postulez chez nous, votre CV et votre lettre de motivation, qui contiennent entre autres des données d’identification et des données concernant la fonction et le parcours académique, seront conservés pendant 3 ans pour motifs d’intérêt légitime (par ex. : contacter la personne pour un nouvel emploi). Ces données ne seront pas échangées avec des tiers, sauf pour obligation légale. Vous pouvez toujours exercer tous les droits repris dans le RGPD tels le droit de regard et le droit à l’information, le droit à l’effacement des données, le droit à la limitation du traitement, le droit de rectification, le droit d’opposition et le droit d’introduire une plainte auprès des autorités de contrôle, en contactant info@privanot.be Nous veillons à ce que toutes vos données personnelles soient traitées conformément à la législation sur la protection de la vie privée en vigueur.

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