30 août 2021

Assistant administratif - Réceptionniste Collaborateur post acte

Temps plein ou 4/5e (à convenir)

Description de la fonction:

- Vous êtes la voix et le visage de notre étude :

  • Vous êtes le premier point de contact pour les clients.
  • Vous accueillez les clients au comptoir d'une manière agréable et professionnelle et répondez aimablement aux appels téléphoniques entrants ;
  • Vous planifiez les rendez-vous pour le notaire et les juristes ;
  • Vous traitez le courrier entrant et sortant ;
  • Vous faites des copies et vous scannez ;
  • Vous envoyez aux clients leurs pièces, titres et factures ;
  • Vous classez et archivez les dossiers clôturés;

- En plus de votre rôle principal de réceptionniste, vous fournirez un soutien administratif au notaire et à vos collègues :

  • Vous apportez le soutien nécessaire aux gestionnaires de dossiers en télétravail et au(x) notaire(s) sur le plan pratique et administratif :
  • Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers après la signature de l'acte : mise à jour quotidienne du répertoire, enregistrement électronique quotidien des actes, préparation des transcriptions, formalités de notification et enregistrement des actes dans les registres pertinents tels que le registre central des testaments et des contrats de mariage ;
  • Vous rédigez des actes de mainlevées ;
  • Vous faites office de personne de contact auprès des fournisseurs et gérez les stocks de fourniture.

Environnement de travail:

Equipe soudée comprenant 7 collaborateurs.

Locaux agréables récemment rénovés.

Logiciel utilisé : Supercollaborateur de Data Consult.

 

Profil recherché:

  • Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier en secrétariat de direction ou d'un diplôme équivalent par l'expérience.
  •  Vous disposez de préférence d’une expérience administrative préalable dans le notariat ou une autre profession juridique.
  •  Vous maîtrisez la langue française, ce qui vous permet de communiquer oralement et par écrit de manière professionnelle.
  • Vous avez une bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Outlook, Word, Excel, etc.) et êtes toujours prêt à apprendre de nouvelles applications.
  • Vous vous intégrez facilement dans un groupe et êtes à l'aise dans les contacts avec les clients, dans le respect d'autrui.
  • Vous avez le sens des responsabilités et de la discrétion inhérents à la fonction.
  • Vous êtes organisé, vous savez gérer les délais, et le stress.

Nous proposons:

  • Temps plein ou 4/5e (à convenir) ;
  • Entrée en fonction immédiate ;
  • Salaire selon l’expérience et les responsabilités ;
  • Avantages extralégaux (chèques repas, éco-chèques, assurance hospitalisation, assurance-groupe, …)

LES CANDIDATURES PEUVENT ETRE ENVOYEES A :

Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez adresser votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail : nathalie.bozet@belnot.be.

Si vous postulez à un emploi chez nous, votre CV et votre lettre de motivation, qui contiennent entre autres des données d'identification, des données concernant la profession et le cursus académique, seront conservés dans notre base de données pendant 3 ans pour des raisons d'intérêt légitime (par exemple, la prise de contact pour un nouvel emploi). Ces données ne seront pas échangées avec des tiers, sauf en cas d'obligation légale. Vous pouvez toujours exercer tous les droits inclus dans le GDPR en particulier, le droit d'accès et d'information, le droit à l'effacement des données, le droit à la restriction du traitement, le droit de rectification, le droit d'objection et le droit de plainte auprès de l'autorité de contrôle, en contactant le notaire. Nous veillons à ce que toutes vos données personnelles soient traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

 Imprimer